ファイルサーバのデータ量について

日々増えていくデータ管理が大事

日々の業務の中で確実にデータ量が蓄積していくと、ファイルサーバの容量を圧迫するのも当然の結果と言えます。
容量を追加しても追いつかなくなるほどファイルサーバのデータ量が増え続けていきます。
このままの状況が長く続くほど、整理ができなくなってしまうためSEにかかる負担が更に重くなってきます。
できるだけ早い段階でファイルサーバのデータ量を管理することが大切です。

参考:情報爆発に耐えるストレージ環境を作る

まずは無駄を見直すことが大事

ファイルサーバに日々蓄積されているデータの全てが本当に必要なデータとは限りません。
中には不必要なデータも含まれているため、これらの内容をよく精査して整理するとファイルサーバの容量を節約できます。
一節にはファイルサーバに保管されているデータを100とすると、そのうちの30しか必要なデータが存在しておらず、残りの70は全て必要がないデータだと言われています。
ファイルの内容を確認してみると、何度もコピーを繰り返して蓄積されていく重複ファイルが存在していることや、仕事には全く関係がない個人的なファイルが含まれている場合もあります。
また、画像を保存している場合はもっと画質が低くても問題ないのに、高い画質のままでどんどん保存しているため容量を逼迫してくと考えられます。
これらの無駄を精査するのは大変な作業かもしれませんが、社員一人ひとりにしっかり指導しておくことでSEの手間を大幅に削減できます。

社員への指導方法

ファイルサーバのデータ量を削減するためには、個々の意識を変えてもらって十分な対策を実施しなければいけません。
例えば高い画質のファイルを保管する場合には、必ずリサイズを実施してから保管するように指導を行います。
ただ単にリサイズを行うようにと指示しても、なぜその手間が必要なのか理解してもらえなければきちんと実施してもらえません。
そこで、画素数はデータ容量に大きな影響を与えることを理解してもらわなければいけません。
デジカメやスマートフォンで撮影した画像をそのまま書類に挿入したり、メールに添付したりすると重すぎて書類データを開くのに時間がかかったり、メールの送信エラーがでる可能性が高くなるなどの弊害を教えてあげると理解してもらえます。
かなり小さめにリサイズしても、資料として確認する場合には何ら支障がないので、必ず元画像をリサイズしてから活用するように指導します。
他にも個人的に使用する私的なデータに関しては会社には一切持ち込まないことについてもしっかり指導を行います。

このように地道な対策を続けることで、確実にファイルサーバのデータ量を節約できるはずです。
必ずしも今すぐに効果が出るとは限りませんが、社員へのアナウンスをしっかり続けることで必ず成果が現れるでしょう。