リスクがあるからこそ規則を決める
業務でパソコンを使用するということは、何らかのリスクを伴う可能性が高いと考えなければいけません。
企業秘密が外部に流出したり、ウィルス感染により大きな損害を与えられるのは対岸の火事だと考えてはいけません。
自分の会社でも十分起こり得ることなので、社員に対して念入りに指導しなければいけません。
そのためにも基本的な事として周知しておきたいのが、PC利用に関する社内ルールです。
基本的な使用方法を順守しなければ、会社のセキュリティを守ることはできません。
社員全員が一丸となって大事な情報を取り扱う意識を持つことが重要です。
ここではPC利用に関する社内ルールを決める際に、最低限盛り込んでおきたい内容についてご紹介します。
セキュリティ対策
社内ルールとして最も重要なのがセキュリティ対策です。
ウィルス対策ソフトを導入していれば安心だと考えている方も多いですが、使い方によっては簡単にウィルス感染する恐れがあるため社員への周知を徹底させることが大切です。
何らかの被害が報告されているウェブサイトへの接続はウィルス対策ソフトが防いでくれるため心配は少ないかもしれませんが、ウィルスが仕込まれているプログラムを実行してしまうとウィルス感染するリスクが高くなります。
例えば使い勝手が良いと聞いたフリーソフトをダウンロードして、会社のPCへインストールする行為は禁止するルールを設定してください。
自宅で使用しているから会社でも使用したいという場合でも、勝手な判断でソフトをインストールさせないことが大切です。
また、プログラムに限らず社外から持ち込んだファイルについては、開く前に必ずウイルスチェックを実施して問題がないことを確認してから開くようにしてください。
いつもとはPCの挙動が違うなどの異常が感じられた場合はウィルス感染が疑われるので、速やかに社内SEへ報告することも大切です。
ペナルティを恐れて自分で何とかしようと思っても、専門的なスキルがなければ対処のしようがありませんし、対処が遅れるほど被害が大きくなる可能性が高いです。
外部からの脅威を防ぐためには、社員が業務以外でPCを使用することを禁止するのが一番良い方法です。
業務以外でPCを使用したことがわかった場合には、何らかの罰則規定を設けておくことも有効な対策です。
決してペナルティを課すことが目的ではないため厳罰を下す必要はありませんが、それほどデリケートな問題であることを周知してもらうためにも罰則規定を設けることは良い方法だと考えられます。
自宅で仕事をすることも原則禁止として、社外に持ち出さないようにすることも大切です。
このように細かい点まで社内ルールを決めておいた方が、社内SEとしても安心して運用できます。
全社員に周知させるまでは大変かもしれませんが、根気良く指導してください。