社員の意識改革を徹底する
社内の重要な機密事項が漏れる事態は絶対に避けなければいけません。
場合によっては会社に大きな損害をもたらすだけでなく、取引先や顧客から信頼を無くし、企業の存続危機にもつながるのです。
情報漏えいを完全に防ぐのは難しく、完璧に仕事をこなしているつもりでも、うっかりミスをしてしまうことも考えられます。
場合によっては、意図的に情報を漏らしてしまう場合もあるのです。
このようなことを防ぐためにも、会社で様々な情報を取り扱っている社員一人ひとりの意識を改善することが重要であり、万が一情報が漏れた場合にどのようなリスクがあるのかということを社員全員に再認識させることが大切です。
特に、大事な情報を取り扱っている担当者は一人きりにするのではなく、複数の人で管理する体制を整えましょう。
管理する側に原因がある場合も多い
外部からハッキングされて情報漏えいするケースもありますが、強固なセキュリティ対策を実施することで防ぐことは可能です。
情報漏えいする大きな原因は、会社の内部に何らかの問題がある場合が多く、厳重に取り扱うべき大事な情報を本来の業務マニュアルとは異なる方法で取り扱っていたことが原因になる場合もあります。
例えば、仕事で使用しているノートパソコンを急用で外出先でも使用しなければいけなくなったため持ち出した際に、ちょっと目を離した隙に盗まれてしまい、ノートパソコンに保存していたデータまで盗まれたというケースもよく聞く話です。
ノートパソコンにしっかりパスワードでロックをかけていれば良かったのですが、少しの間くらい大丈夫だろうという甘い考えでロックをしていなかったため、誰でも簡単にパソコン内のデータを閲覧できるようになっていました。
社内では基本的には社外に持ち出ししないようにすること、万が一持ち出しする場合にはしっかりとパスワードロックをかけるようにというルールを作っていたそうです。
あらかじめ決められていたルールを守っていなかったばかりに、情報漏えいが発生したという事例は他にも多数発生しています。
この他にも、自宅で使用していたUSBメモリを会社でも使用したことが原因で、意図的に社内の情報を盗み出して外部に漏らしてしまうという事例も多いです。
特に、個人情報についてはあらゆるところでニーズがあるため、厳重な管理をかいくぐってでも盗み出そうとするハッカーもいるくらいです。
大事な書類をパソコン上で管理するシステム
今は何でもパソコンを使って管理することが多くなり、その影響もあって情報管理を徹底する必要が出てきています。
もちろん、紙媒体で契約を交わすところもありますが、原本とは別にデータとして管理する場合もあるでしょう。
そういったときに便利なのが契約書管理システムです。
仕事でエクセルなどを使うことも多いですが、それと同じように情報をソートして探すことができたり、アクセス制限などを付けることで情報漏洩を防ぐこともできます。
◆契約書管理システムは【Ofigo契約書管理】
原本を厳重に保管するのと同様に、データもパソコン上できちんと管理すれば、情報漏洩をすることなく安全に大事な書類を管理できるのです。
また、このシステムを使うことにより人の手がかからなくなるのでコスト削減にもつながりますし、一石二鳥です。
大切なのは、情報漏洩をいかに防ぐかを考えること。
ありとあらゆる方法を駆使して、大事な情報は徹底管理するようにしましょう。