ファイルサーバの整理術

こまめにお手入れすることが大事

ファイルサーバを管理する立場のSEにとって、どのように整理をするべきかという課題は常に頭から離れないものです。
大量に存在しているデータの中から、どこに目的にしているデータが存在しているのかわからない状態では業務にも支障が出る可能性が高いです。
無造作にデータを保存する一方では、いつの日かこれ以上保存できないほどに容量がいっぱいになる可能性もあります。
自宅でも定期的に掃除をしておかなければ日々の汚れが蓄積してゴミ屋敷のようになってしまうのと同じように、ファイルサーバの中身もどこに何があるのか全く把握できない状態になってもおかしくありません。
そこでファイルサーバの整理術を実践し、理想的なファイルサーバを維持できるように心がけましょう。

参考:ファイルサーバ整理の5原則

無造作にフォルダを作り過ぎない

社員の数が多くなるほどありがちなのが、好き勝手にフォルダを作り過ぎるケースです。
フォルダを作った本人すら、どこに何を入れたのかわからなくなるほど、あまりにも適当な作り方を繰り返すことで、ファイルサーバを管理する立場のSEでは対処しきれなくなる場合があります。
このような事態を避けるためには、フォルダを作成する権限を個別に与えるようにしたり、部署ごとに使用すフォルダを決めるようにします。
個別にフォルダを作成する場合には整理しやすいように名前の最初に連番や作成した日付を入れるようにするとわかりやすくなります。
日付を入れる際にはグーグルの日本語入力をあらかじめインストールしておき、「きょう」と入力すると日付が簡単に入れることができますので、社員に指示しておくと良いです。
業務内容によっては納期などの期限が決められている場合も想定されますので、あらかじめ使用できる期限を決めているフォルダを作成しても良いでしょう。
期限が過ぎたフォルダは一定期間を過ぎると順次削除しても良い状態にしておくことで、容量が少なくなる事態も避けることができます。
それぞれのフォルダが持つ役割をしっかり決めておくことで、たくさんのフォルダが増えすぎないようにすることができます。

どこに何があるのかわかる状態にする

ファイルサーバの中にどのような内容のデータが存在しているのか探そうと思っても、きちんと整理されていない状態ではなかなか思うように見つからないものです。
今後はフォルダの分類などで整理できても、今までバラバラだったデータに関しては一から整理し直すのは大変かもしれません。
とにかく早くデータの所在を確認したいという場合に、ファイルサーバ内を検索できるシステムを採用していると便利です。
ファイルサーバの検索システムについては、様々な種類が存在していますので会社の規模などに応じて導入を検討すると良いでしょう。